W styczniu ponad 200 przedsiębiorców, prawników, doradców podatkowych oraz przedstawicieli Ministerstwa Finansów wzięło udział w całodniowym wydarzeniu CRIDO KSeF Forum pod patronatem Business Centre Club. Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF, według ocen MF przez system będzie przesyłanych ok. 2,5 miliarda dokumentów każdego roku. Do tej przedsiębiorcy mogli wystawiać faktury zarówno w formie papierowej, elektronicznej lub tzw. ustrukturyzowanej korzystając z nieobowiązkowego, na razie, systemu KSeF.

Cel: dalsze ograniczanie zjawiska luki VAT i cyfryzacja firm

Jak mówiła obecna na konferencji Anna Mytyk, zastępca dyrektora departamentu podatku od towarów i usług w Ministerstwie Finansów, celem systemu jest dalsze ograniczanie zjawiska tzw. luki VAT. I chociaż obecnie – według szacunków MF – spadła ona do 4,3 proc. potencjalnych wpływów w 2021 roku to efektem wprowadzenia systemu może być jej dalsza minimalizacja. – Nie chcemy tworzyć problemów dla firm. Zależy nam na wprowadzeniu rozwiązania, które ułatwi cyfryzację przedsiębiorstw – przekonywała Anna Mytyk. – Cyfryzacja jest bardzo pożądanym trendem w działalności zarówno przedsiębiorców, jak i administracji państwowej. Dla ułatwienia przedsiębiorcom, zwłaszcza z małych i średnich firm, zaproponowaliśmy bezpłatne narzędzia do wystawiania faktur w KSeF, w tym dostępną już „Aplikację Podatnika KSeF” i dodaną funkcjonalność KSeF w oprogramowaniu e-mikrofirma. – W dalszej perspektywie udostępnimy aplikację mobilną do wystawiania faktur w KSeF – wyjaśniła. – Warto podkreślić, że KSeF jest ważnym elementem cyfryzacji administracji fiskalnej – dodała.

System w wersji fakultatywnej działa od stycznia 2022 roku. W momencie wdrożenia docelowego fakturowania w KSeF będzie bazował na przetestowanych i w pełni funkcjonujących narzędziach informatycznych. – KSeF jest dobrym rozwiązaniem, przyczynia się do dalszej redukcji luki VAT, a także ułatwi działanie tysiącom firm. Widać, że w projekcie uwzględniono głosy przedsiębiorców, system jest upraszczany i bardziej przyjazny użytkownikowi – mówił Maciej Dybaś, partner w zespole podatków pośrednich CRIDO. Zaznaczył jednak, że wprowadzenie systemu wymaga od przedsiębiorców uważnego przeanalizowania działań biznesowych. – KSeF to nie tylko system informatyczny, to narzędzie, które zmieni bardzo wiele procesów w firmie. Przedsiębiorcy powinni znaleźć miejsca, na które to rozwiązanie wpłynie. Warto sprawdzić, jak system zmieni działalność firmy przez audyt gotowości na wdrożenie KSeF – dodaje Dybaś.

Prace mogą zająć nawet 12 miesięcy

Przedsiębiorcy pytani w trakcie panelu dyskusyjnego o praktyczne aspekty wdrażania KSeF w przedsiębiorstwie byli zgodni, że w projekt nie mogą być zaangażowane tylko komórki finansowe i IT. Jak zauważył Tomasz Bleks, kierownik ds. systemów biznesowych w sieci aptek Gemini Polska, KSeF w naturalny sposób dotyka obszarów działania tych struktur. – Ale pamiętajmy też, że wdrożenie systemu znacznie wykracza poza finanse i IT, czy nawet poza centralę firmy. W Gemini przy jego wdrażaniu konsultujemy się wieloma departamentami: np. logistyką czy aptekami stacjonarnymi – mówił Bleks.

W podobnym tonie wypowiadał się Maciej Magnuszewski, dyrektor finansowy w Stock Polska: – KSeF to nie jest system informatyczny. To projekt powiązany z wieloma działami organizacji począwszy od działu zakupów i obsługi klienta na finansach kończąc, ale także kontrahentami. Wielu naszych klientów wraz z dokumentami finansowymi oczekuje, że otrzyma informacje dotyczące np. odprowadzonej akcyzy czy opłaty od tzw. małych formatów. W Stock zidentyfikowaliśmy aż 16 procesów zakupowo-sprzedażowych, które muszą być zintegrowane w tym projekcie.
Zdaniem panelistów warto precyzyjnie zaplanować proces wdrażania systemu. Według Rafała Opyrchała, dyrektora usług consultingowych w CGI ISMC Poland, istnieje ścisły związek pomiędzy jakością wstępnej analizy, a czasem projektu wdrożenia – Warto jednak przygotować się na to, że łącznie prace mogą zająć nawet 12 miesięcy – zwrócił uwagę Opyrchał.
Z kolei Agata Reszkowska, ekspert ds. podatków w Networks stwierdziła, że dzięki wdrażaniu KSeF udało się w firmie zweryfikować i udoskonalić wiele procedur. – Zaskoczyło mnie jak chętnie nasi klienci, szczególnie ci z zagranicy, sięgają po dokumenty z naszego systemu – opowiadała Reszkowska.

Wyprzedzamy UE

Przygotowane przez Ministerstwo Finansów przepisy wyprzedają regulacje unijne. Komisja dopiero pracuje nad wspólnotowymi rozwiązaniami w tym zakresie. Zainteresowanie fakultatywnym systemem KSeF do tej pory nie było duże, ale to się będzie musiało zmienić ze względu na jego obligatoryjność. Według danych MF przytaczanych w grudniu zeszłego roku w tzw. środowisku testowym wystawiono ponad 25 mln e-faktur na przewidywane 2,5 mld, które ma objąć system. Eksperci zauważają, że wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych dla podatników VAT (których jest ok. 1,9 mln) to z jednej strony kontrola fiskusa nad nimi (i to on-line), ale jednocześnie m.in. szybsze zwroty podatku VAT i istotny potencjał do automatyzacji oraz poprawa efektywności procesów biznesowych.